Arbeitsbeginn, Beginn der Pause, Ende der Pause und das Arbeitsende, sind die typischen Daten, die bei einem Arbeitnehmer oftmals dokumentiert werden. Doch gerade bei der Art der Dokumentation gibt es große Unterschiede. Die Möglichkeiten, die hier ein Zeiterfassungssystem bietet, sind vielfältig. Das gilt auch für die Nutzungsmöglichkeiten der Daten, wie man nachfolgend erfahren kann.

Das ist ein Zeiterfassungssystem

Gerade in Unternehmen setzt man bei der Dokumentation der Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter, auf ein Zeiterfassungssystem. Doch bei den Systemen gibt es große Unterschiede. Während man früher auf die eigenverantwortliche Dokumentation mittel Stundenzettel oder auf Stechkarten setzte, kommen heute moderne Geräte zum Einsatz. Ein Beispiel dafür sind Zeiterfassungssysteme mit Chipkarten, die einfach über Sensorflächen erfasst werden und dann die jeweiligen Zeiten dokumentieren. Die Nutzung von moderner IT bei der Zeiterfassung hat natürlich ihre Vorteile. Zum einen für einen Arbeitnehmer, der einen wesentlich geringeren Aufwand hat, da er zum Beispiel keinen Stundenzettel mehr schreiben muss. Und auch für das Unternehmen hat diese Art der Zeiterfassung ihre Vorteile. So sind die Daten nicht nur sicher vor eventuellen Missbräuchen durch falsche Angaben, sondern erlauben auch eine dauerhafte Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Arbeitszeiten. Was gerade im Hinblick auf bestehende Gesetze, wie zum Beispiel die Mindeslohndokumentationsverordnung eine wirksame Hilfe ist. Da man dadurch eine rechtswirksame Dokumentation schon direkt ohne großen Aufwand hat.

Vielfältige Möglichkeiten durch Zeiterfassungssystem

Wie schon erwähnt, hat man durch ein Zeiterfassungssystem auch vielfältige Möglichkeiten. Durch die dokumentierten Arbeitszeiten kann man diese Daten zum Beispiel für die Lohnabrechnung verwenden. Vorausgesetzt es gibt entsprechende Schnittstellen im System. Die Übertragung der Daten erfolgt in der Regel je nach System entweder über ein internes Netzwerk oder über das Internet. Bei beidem muss man natürlich immer auch den Datenschutz und die damit verbundenen Regelungen beachten. Hier insbesondere der Schutz vor unbefugtem Zugriff auf die Daten und die Dauer der Speicherung der Daten in einem Zeiterfassungssystem.

Kauf von einem Zeiterfassungssystem

Gerade da es sehr unterschiedliche Zeiterfassungssysteme gibt, auch mit unterschiedlichen Schnittstellen und damit Verwendungsmöglichkeiten, sollte man sich sorgsam mit den Systemen beschäftigen. Dazu sollte man die Systeme vergleichen, da dann die Unterschiede erkennbar werden. Auch sollte man bei den Systemen immer darauf achten, auf was für eine Nutzerzahl sie maximal ausgelegt ist, was gerade bei wachsenden Unternehmen wichtig sein kann. Zudem sollte man eine möglichst einfache Bedienung und auch den Wartungsaufwand in den Blick nehmen. Je nach System sind damit unterschiedliche Kosten verbunden. Durch einen Vergleich werden auch diese sichtbar. Letztlich kann man auf dieser Grundlage eines Vergleiches, dass passende Zeiterfassungssystem für sein Unternehmen oder Einrichtung finden.